🕒 ETAPA 1: VALIDACIÓN ANTICIPADA (48 HORAS ANTES DE LA CITA)

Responsable: Virtual MOA

1. Verifica el seguro en Phreesia.

2. Verifica directamente en el portal del seguro si el paciente:

   • Tiene el seguro activo.

   • Tiene los beneficios habilitados (no congelados).

3. Si detecta problemas:

   • Contacta al paciente antes de la cita para alertarlo del posible inconveniente.

   • Pide al paciente:

     • Nombre y teléfono de su agente de seguros, para comunicarnos con el mismo y pedir trabajao en equipo en busca de la solución

🕘 ETAPA 2: LLEGADA DEL PACIENTE A LA CLÍNICA

Responsable: Front Desk

1. Valida el seguro en Phreesia.

2. Resultados posibles:

   ✅ Seguro aparece verificado:

   • Se continúa el flujo normal.

   ⚠️ Seguro no verificado o hay duda:

   • Llama a las extensiones

   9:00am - 5:00pm Ext: 2008 VMOA( Daniel) o Ext 2009 VMOA( Vanessa)

   1:00pm - 9:00pm Ext:2015 VMOA (Sami)

   • Informa al Virtual MOA sobre el caso y transfiere los datos del paciente , para que se encargue de validar el seguro.

📞 ETAPA 3: RECONTACTO Y GESTIÓN DEL VIRTUAL MOA

Responsable: Virtual MOA

1. Se comunica con el paciente para explicar el problema.

2. Contacta al seguro médico directamente para confirmar la situación.

3. Envía mensaje de texto al agente de seguros, con el siguiente guíon:

SMS Templete: Hola [Nombre del agente]. Mi nombre es [Nombre del Virtual MOA]. Le escribo para informarle que su asegurado [Nombre del paciente] está presentando una dificultad con los beneficios de su seguro en nuestra clínica [ Nombre de la Clínica ]. Agradeceríamos su apoyo para revisar esta situación. Mientras tanto, estamos validando directamente con el servicio al cliente del seguro.

📝 ETAPA 4: CONTINGENCIA Y FLUJO DE CONTINUIDAD

Responsable: Front Desk

1. Explica al paciente la situación con transparencia.

2. Ofrece 1 opciones:

   • Continuar bajo consentimiento informado. ( documento legal que notifica al paciente que es responsable del pago si el seguro no se hace cargo. )

3. Si elige continuar:

   • Firma del consentimiento informado de responsabilidad financiera.

   • Se guarda tarjeta de pago en archivo (card on file). Obligatorio

   • Se anota observación ( Billing Alert): Pendiente confirmación de beneficios - tarjeta en archivo.

🩺 ETAPA 5: CONTINUIDAD CLÍNICA

Responsable: Todo el equipo

• Se continúa con la consulta o procedimiento médico sin interrupciones.

• El equipo de billing hará seguimiento posterior al estado del reclamo para proceder con cobro al seguro o al paciente (si aplica).

✅ NOTAS FINALES:

• Este protocolo evita cancelaciones innecesarias y mantiene el flujo clínico fluido.

• Virtual MOA y Front Desk deben trabajar en sincronía.

• La tarjeta del paciente es obligatoria en todos los casos dudosos para respaldo financiero.